As fases do programa de Compliance

O Compliance é importante na disseminação da cultura ética e de integridade no âmbito social e corporativo. Também beneficia no bom andamento da relação interpessoal da empresa, parceiros, terceirizados, fornecedores, a ferramenta diretamente no fluxo de caixa das empresas.

Implementar o programa é colocar em prática uma cultura em que a corrupção não é mais tolerada. Onde os objetivos éticos sobrepõem-se aos objetivos financeiros, do diretor ao estagiário.

Segue abaixo as fases do Compliance que devem ser implantadas em todas as instituições, independente do seu tamanho:

Suporte da alta administração

É a base, a sustentação de toda a estrutura de um Programa de Integridade. É a Diretoria que determina qual a ética, os valores e princípios ético da organização, bem como todos os elementos da organização, é o que significa “tone at the top”, ou seja, o tom que vem do topo – o tom que vem de cima.

É o board que determina a quantidade de budgets, de recursos que serão utilizados pela empresa para que o programa de integridade tenha eficácia. Como por exemplo, o sistema que vai receber as denúncias oferecidas e repassar para o comitê de ética. Os budgets não precisam ser elevados, há recursos adequados à estrutura de compliance que são de baixos valores, caso contrário o Programa de Integridade serviria apenas para grandes empresas, o que não é.

Avaliação e mapeamento dos riscos

O compliance officer precisa saber se comunicar, observar, ouvir mais do que falar, entender o que as pessoas têm pra falar para não tomar decisões apressadas. Precisa saber qual o risco que ele enfrenta todos os dias, riscos de vazamento informações, riscos operacionais, riscos concorrencial, risco de perda de material por roubo ou por falha no processo, risco ambiental, tributário, trabalhista, entre outros.

Após identificar os riscos da instituição, será desenhado o mapa destes riscos. Qual o impacto e consequências desses riscos para a instituição.

O mapeamento destes riscos é feito através da análise da gravidade de cada risco verificado e o apetite ao risco da empresa. O apetito ao risco se refere a quanto de risco uma organização esta disposta a correr para atingir seus objetivos. Se valores financeiros são seu critério de risco, a faixa de valores que você está disposto a perder em busca de um objetivo reflete o seu apetite ao risco.

Mapa de todas as leis que se aplicam à atividade da empresa. Todas as áreas e segmentos da instituição devem saber quais são as normas que regulam aquele determinado segmento. A organização deve estar sempre atenta e preparada estrategicamente para as alterações nas legislações e projetos de lei, para evitar surpresas.

Formulação das Políticas de Conduta

Construção das leis internas da organização, que são: Código de Conduta (lei principal dos comportamentos e condutas da organização; Manual de Ética: princípios e moral, com valores valores da empresa; Políticas Anticorrupção; Política de presentes e hospitalidade.

Comitê de Ética

Devem ser criados vários comitês para tratas de temas diversificados dentro da empresa, mas, principalmente, o Comitê de Ética que irá averiguar e fiscalizar os demais. Os problemas de compliance não se resumem somente aos comportamentos e condutas, mas de todas as violações às políticas de conduta da instituição que geram processos e consequências jurídicas para a empresa. O objetivo do Comitê de Ética será de dirimir tais violações através de análises de denúncias e comportamentos irregulares nos âmbitos interno e externo da instituição.

Due Diligence de terceiros

Terceiros ou stakeholders, são todos fornecedores, parceiros, terceirizados e prestadores de serviços. A Lei Anticorrupção trouxe para a pessoa jurídica a responsabilidade objetiva pelos atos praticados, também, por terceiros.

É importante mapear os serviços de terceiros, verificando a integridade e gerenciamento de ações dos mesmos.

Estruturação de Canais e processos

Canal de denúncias (Política de não retaliação)

Treinamento e comunicação (Treinamento não pode ser formal, nem monótono; deve utilizar vários métodos; privilegiar sessões curtas e frequentes e até treinamentos fora do âmbito da empresa).

Monitoramento

Certificar que a companhia está em conformidade com as regras empresariais e as melhores práticas de mercado, rever processos e execução de auditoria interna, e, por fim, monitorar os planos de remediação e ações corretivas.

Tem vários aplicativos que facilitam o acesso dos colaboradores ao Programa de Integridade da empresa, esses aplicativos podem ser baixados nos aparelhos celulares dos próprios colaboradores, com vídeo disponibilizados com os conteúdos das políticas de conduta, com o objetivo de que a conduta ética da instituição seja disseminada a todos os colaboradores e stakeholders da instituição.

Resumidamente, essas são as fases de um programa e Compliance, que devem ser implementadas nas empresas para que haja organização, ética, integridade e resultados eficientes.

Fonte: Site Contábeis. Acesso em 04/02/2022